MÔ TẢ CÔNG VIỆC / JOB DESCRIPTION

Bạn sẽ là "người giữ nhịp" cho văn phòng – đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru, hỗ trợ các team và mang lại sự gắn kết cho tập thể.

As our Admin Officer, you’ll help keep the office running smoothly, support internal teams, and contribute to a vibrant and organized workplace.

Nhiệm vụ chính / Key Responsibilities:

• Quản lý hồ sơ, biểu mẫu nội bộ; phối hợp với các phòng ban như Nhân sự, Tài chính, IT

Manage internal documents, forms; coordinate with HR, Finance, IT

• Hỗ trợ công tác tiếp nhận nhân sự mới: tài khoản, chỗ ngồi

Support new hire onboarding: accounts, workspace

• Tổ chức các hoạt động nội bộ, sinh nhật, team building hàng tháng

Organize monthly parties, birthdays, team building events

• Theo dõi văn phòng phẩm, liên hệ nhà cung cấp

Monitor office supplies, liaise with vendors

• Sắp xếp hồ sơ (bản mềm và bản cứng), hỗ trợ các công việc hành chính khác

Maintain digital/physical files, support other admin duties as needed

• Phụ trách các thủ tục: BHXH/BHYT/BHTN/Hợp đồng lao động/Đánh giá thử việc/Gia hạn hợp đồng/Cập nhật chính sách theo luật lao động

Be in charge of Social Insurance/Health Insurance/Unemployment Insurance/Labor Contracts/Probation Evaluation/Contract Extension/Policy Revisions based on Labor Law

• Hỗ trợ tuyển dụng: sắp xếp phỏng vấn, làm test, chuẩn bị thư mời nhận việc và điều kiện làm việc cho nhân viên mới

Support recruitment: interview arrangement, test facilitation, prepare offer letters and working conditions for newcomers

• Phối hợp tổ chức đào tạo nội bộ và bên ngoài; phụ trách chính chương trình Đào tạo Hội nhập

Facilitate internal and external training courses; main in charge of Orientation Training

• Tính lương: chuẩn bị bảng chấm công, theo dõi nghỉ phép, tăng ca và dữ liệu nhân sự

Salary calculation: prepare monthly timesheets, leave records, OT records, and HR data

• Tốt nghiệp Đại học (ưu tiên các ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính)

University degree (preferably in Business Administration or Office Management)

• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm hành chính, ưu tiên từng làm tại công ty công nghệ

Minimum 1 year of admin experience; tech/startup background is a plus

• Sử dụng tốt Google Workspace, Microsoft Office

Proficient in Google Workspace, Microsoft Office

• Nhanh nhẹn, tỉ mỉ, giao tiếp tốt và có trách nhiệm

Organized, detail-oriented, good communication, high responsibility

• Biết tiếng Anh là một lợi thế

English skills are a plus